ESL stelt alles in het werk om jouw privacy en de veiligheid van je persoonlijke gegevens te waarborgen. Deze privacyverklaring verduidelijkt hoe wij jouw persoonlijke informatie verzamelen, gebruiken, delen en beveiligen. Het is belangrijk, dat je deze privacyverklaring leest, zodat je weet hoe en waarom wij jouw persoonlijke gegevens gebruiken.

Deze privacyverklaring bestaat uit verschillende lagen; je kunt dus klikken naar de onderstaande, specifieke onderwerpen.

1. Wie wij zijn

ESL is een “databeheerder”. Dit houdt in, dat we verantwoordelijk zijn voor het besluit hoe we persoonlijke informatie over jou beheren en gebruiken. Wij werken als databeheerder en vallen dus onder de databeschermingswetgeving en zijn verplicht om iedereen, die ons persoonlijke informatie verstrekt, rechtstreeks of via een derde partij, op de hoogte te stellen van de informatie in deze privacyverklaring.

Als we het hebben over “ESL”, “wij” of “ons/onze” in deze privacyverklaring, verwijzen we naar het onderstaande relevante bedrijf, dat verantwoordelijk is voor de verwerking van jouw informatie:

ESL Education S.A. (Reg No: CHE-108.556.655) Escaliers du Grand-Pont 7, 1003 Lausanne, Switzerland

2. Informatiebeveiligingsmedewerker

We hebben een informatiebeveiligingsmedewerker aangesteld, die verantwoordelijk is voor de behandeling van vragen, gerelateerd aan deze privacyverklaring. Wanneer je een vraag hebt over deze privacyverklaring, zoals alle vragen over het gebruik maken van jouw wettelijk recht, neem dan gerust contact op met de informatiebeveiligingsmedewerker, met gebruik van de onderstaande informatie:

Contactinformatie

Email adres: [email protected]

Ben je afkomstig van of woon je in het VK en wil je contact met onze vertegenwoordiger in het VK: Kaplan UK Limited, UK Data Protection Representative, Palace House, 3 Cathedral St, London SE1 9DE, England 

Je bent te allen tijde gerechtigd tot het indienen van een klacht bij de relevante overheid. We zouden het echter op prijs stellen als wij eerst met jou in gesprek zouden kunnen gaan over je zorg, voordat je contact met ze opneemt. Neem dus alsjeblieft in eerste instantie met ons contact op.

3. Wat is persoonlijke informatie?

Persoonlijke informatie is iedere informatie over een individu, waardoor deze individuele persoon kan worden geïdentificeerd. Je naam, adres, telefoonnummer en bankrekeningnummer zijn voorbeelden van persoonlijke informatie. Dit gaat niet over informatie zonder de identiteit (anonieme informatie).

4. Principes van informatiebeveiliging

We houden ons aan de informatiebeveiligingswetgeving. Daarin staat, dat jouw persoonlijke informatie, die wij bewaren, moet:

• Wettig, eerlijk en op een inzichtelijke manier gebruikt worden
• Uitsluitend voor geldige doelen verzameld worden. We hebben je dit duidelijk uitgelegd, en de informatie mag niet gebruikt worden met een ander doel
• Relevant zijn voor de doelen waarover wij je hebben verteld en beperkt blijven tot uitsluitend deze doelen
• Accuraat zijn en bijgehouden worden
• Uitsluitend bewaard blijven zo lang dit nodig is voor de doelen waarover wij je hebben verteld
• Veilig bewaard worden.

5. Hoe wij jouw persoonlijke informatie gebruiken

Wij zullen jouw persoonlijke gegevens uitsluitend gebruiken, wanneer de wetgeving ons dat toestaat. Over het algemeen zullen we jouw persoonlijke informatie gebruiken in de volgende situaties:

• Wanneer we een contract moeten opstellen, dat we met jou zijn aangegaan.
• Wanneer we moeten voldoen aan een wettelijke verplichting.
• Wanneer het nodig is voor onze legitieme belangen (of die van een derde partij) en jouw belangen en fundamentele rechten deze belangen niet overstijgen.
• Wij zouden jouw persoonlijke informatie ook kunnen gebruiken in de volgende situaties, die vermoedelijk minder vaak voorkomen:
  • Wanneer wij jouw vitale belangen (of de belangen van iemand anders) moeten beschermen.
  • Wanneer het nodig is in het belang van het algemeen of voor officiële doelen.

Gewoonlijk vragen wij geen wettelijke toestemming om jouw persoonlijke informatie te verwerken, of het moet zijn wanneer het gaat over het rechtstreeks per email versturen van marketingcommunicatie. Je bent gerechtigd om je toestemming voor marketing op ieder moment in te trekken door je uit te schrijven via een klik op de link aan het einde van een email, of door contact op te nemen met ons via het hieronder genoemde email adres.

6. De persoonlijke informatie die wij over jou verzamelen

Vragen

Wanneer je informatie aanvraagt of vragen stelt over iets van onze dienstverlening of producten, kunnen wij gebruik maken van de persoonlijke informatie die je ons geeft om je aanvraag te behandelen of te antwoorden op je vragen. Bijvoorbeeld voor een brochureaanvraag, gepersonaliseerde prijsopgave, het verwerken van je registratie of communicatie met jou. 

Het is in ons legitieme belang om jouw persoonlijke informatie zodanig te gebruiken, zodat jij de informatie krijgt, waar je om hebt gevraagd.

Aanvragen

Wanneer je een aanvraag doet om te gaan studeren via een van de programma’s die wij aanbieden, of over accommodatie, dan kunnen wij de volgende categorieën van persoonlijke informatie over jou verzamelen:

• Persoonlijke contactgegevens zoals naam, titel, burgerlijke staat, adressen, telefoonnummers en email adres(sen).
• Geboortedatum.
• Geslacht.
• Nationaliteit en/of land van herkomst en/of land waar je woont.
• Paspoortnummer of het nummer van je nationale identiteit(skaart)
• Visuminformatie en immigratiestatus.
• Opleidingshistorie zoals academische certificaten.
• Beroep
• Financiële informatie.
• Contact voor noodgevallen (naam, achternaam, telefoon, persoonlijke email adressen).
• Gezondheid – relevante medische conditie en behandeling(en), allergieën, dieetvoorwaarden, leerproblemen, roker/niet-roker.
• Taal – moedertaal en ander taalniveau.
• Hobby’s en interesses.

Om ons te helpen bij het kiezen van een school en gastgezin voor jou, zullen we ook informatie verzamelen door vragen te stellen over jouw persoonlijkheid en wat jij van je studie in het buitenland verwacht. We gaan je vragen om een presentatie van jezelf te maken, zodat je gastgezin en het educatieve centrum jou een beetje leert kennen.

Als je jonger dan 18 jaar bent, zullen we bovendien de volgende persoonlijke informatie vragen van je ouders of wettige verzorgers:

• Naam
• Geboortedatum
• Nationaal identiteitsnummer
• Telefoonnummer(s)
• Adres
• Beroep
• Burgerlijke staat
• Hun handtekening

Het is in ons legitieme belang om de bovengenoemde informatie te verzamelen en te gebruiken, om jouw aanvraag te overdenken en verwerken.

We verzamelen persoonlijke informatie over je visumaanvraag en immigratiestatus, om te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Als onderdeel van je aanvraag kunnen we je ook vragen om informatie door te geven over een eventueel strafblad. We zijn verplicht om deze informatie te gebruiken om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Studie en accommodatie

Als wij een contract met jou aangaan over studie of accommodatie zouden wij aanvullende persoonlijke gegevens kunnen verzamelen over jouw voorkeur voor accommodatie: huissoort, rokers, met kinderen, kamersoort, aantal maaltijden, dieetvoorschriften.

Wij werken met een derde partij als betalingsprovider, Ogone genaamd [insert link to Ogone privacy notice] om de aanbetaling te verwerken. Alle informatie over de transactie(s) is versleuteld en beveiligd. We geven je een link naar hun beveiligde betalingsportaal, waar je jouw betalingsinformatie moet verstrekken, zoals je creditcardgegevens, om de aanbetaling te realiseren.

Het uiteindelijke restbedrag wordt door jou zelf betaald via een overboeking naar onze bankrekening.

We slaan de gegevens van jouw bankrekening of betaalinformatie niet meteen op, maar wanneer we in een situatie komen dat we je moeten terugbetalen, dan zouden wij dit wel kunnen doen.

Deze informatie, samen met de bovengenoemde gegevens die ons bij inschrijving zijn doorgegeven, worden door ons gebruikt om het contract op te stellen dat we met jou zijn aangegaan.

We kunnen ook persoonlijke informatie verzamelen over jouw gezondheid en handicap, om passende en redelijke aanpassingen voor je te realiseren voor je welzijn, toezicht of accommodatie. We gebruiken deze informatie om ons contract met jou op te stellen, maar ook om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

We kunnen ook persoonlijke gegevens over jou verzamelen (zoals je naam en telefoonnummer), wanneer jij bent opgegeven als contact in noodgevallen voor iemand. We gebruiken deze informatie als het in het essentiële belang is van die persoon.

Wanneer je bij je inschrijving gebruik maakt van een tussenpersoon en je studeert bij ons, dan kunnen wij de bovengenoemde categorieën van persoonlijke informatie van je agent verzamelen.

Marketing

Wanneer je hiertoe expliciet toestemming hebt gegeven of wanneer we een legitiem belang hebben (bijvoorbeeld voor alumni), kunnen we jouw persoonlijke informatie gebruiken om je nieuwsbrieven te sturen, om je te informeren over speciale aanbiedingen en nieuwe of bestaande dienstverlening waarvan wij geloven dat die voor jou van belang kunnen zijn, of je overzichten of enquêtes te sturen, zodat wij meer te weten kunnen komen over wat jij nuttig en boeiend vindt. Als je liever niet hebt, dat wij je dergelijke communicatie sturen, klik dan op de uitschrijflink, die staat op elk marketingbericht, of neem contact op met ons via de contactgegevens in deze privacyverklaring.

Interne zakelijke doelen

We zouden jouw persoonlijke gegevens ook kunnen gebruiken voor interne zakelijke doelen. Het is in ons legitieme belang om als bedrijf te werken en onze dienstverlening te beheren en te verbeteren. Waar mogelijk zullen wij deze informatie anonimiseren. Neem gerust contact met ons op via de contactinformatie in deze verklaring als je meer informatie wil.

Geautomatiseerde technologie of interactie

Tijdens jouw bezoek aan onze website kunnen wij automatisch technische informatie verzamelen over jouw apparatuur, browserhandelingen en -patronen zoals IP adres, werksysteem, bezochte pagina’s en verzoeken, datum en tijd van verbinding. We verzamelen deze persoonlijke informatie via cookies en andere vergelijkbare technologie. Verdere informatie is te vinden in ons cookiebeleid op onze website.

Als je geen persoonlijke informatie verstrekt

Wanneer wij wettelijk verplicht zijn om persoonlijke informatie te verzamelen of vanwege een contract dat wij met jou hebben en jij geeft ons deze informatie niet, wanneer dit wordt gevraagd, dan kunnen we het contract dat wij hebben of willen aangaan met jou niet opstellen (bijvoorbeeld voor het verstrekken van producten of diensten). In dat geval moeten wij een product of dienstverlening die jij van ons verwacht annuleren, maar wanneer dat het geval is, zullen we je hiervan tijdig op de hoogte stellen.

7. Wanneer en hoe wij jouw persoonlijke informatie delen met anderen

We delen jouw persoonlijke informatie met derden, wanneer de wet dit voorschrijft, wanneer dit nodig is om te voldoen aan ons contract met jou of wanneer we hierbij een legitiem belang hebben. Zulke derden zouden kunnen zijn:

Onze dienstverleners: Wij kunnen jouw persoonlijke gegevens delen met andere bedrijven die bepaalde diensten verlenen namens ons. Deze dienstverlening kan zijn: verzekeren, betaalverkeer, klantenservice en marketingondersteuning, het uitvoeren van bedrijfs- en verkoopanalyse en ondersteuning van onze website en IT functionaliteit. Deze dienstverleners kunnen jouw persoonlijke informatie krijgen of er toegang toe hebben uitsluitend met als doel om deze dienstverlening te verstrekken namens ons. ESL beheert de informatie en blijft aansprakelijk voor jouw persoonlijke informatie.

Onze zakelijke partners: wij kunnen jouw persoonlijke informatie delen met de school, waar jij hebt gereserveerd om te gaan studeren, met andere zakelijke partners of met jouw geldverstrekker of werkgever met wie wij een contract hebben met betrekking tot jouw programma of studie.

Agenten: Als je gebruik maakt van een agentschap voor de inschrijving van je studie bij ons, of om je reis of accommodatie te regelen tijdens je studie, kunnen wij jouw persoonlijke gegevens met hen delen.

Ouders en verzorgers: Ben je jonger dan 18 jaar, dan kunnen wij jouw persoonlijke informatie delen met je ouders of verzorgers om te voldoen aan ons contract, om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen en wanneer dit in ons essentiële belang is.

Andere onderdelen van de groep: ESL maakt samen met Alpadia Language Schools en Kaplan International Languages deel uit van Kaplan International. We kunnen jouw persoonlijke informatie delen met andere onderdelen van onze bedrijfsgroep met als doel om je vraag te beantwoorden, jouw inschrijving te verwerken, als onderdeel van onze regelmatige rapportageactiviteiten over onze bedrijfsprestatie, in een situatie van een bedrijfsreorganisatie of herstructurering van een groep, of als ondersteuning van systeemonderhoud en databeheer.

Overheid: We kunnen jouw persoonlijke informatie delen als dit wordt gevraagd door de overheid of wanneer dit op een andere manier wettelijk is verplicht.

Anderen: We kunnen jouw persoonlijke informatie delen met andere derden zoals in een situatie van mogelijke verkoop van ons bedrijf. We moeten wellicht jouw persoonlijke informatie delen om zo mogelijk herstel te bewerkstelligen of de schade die wij zouden oplopen te beperken.

8. Het overdragen van jouw persoonlijke informatie aan andere landen

Omdat wij deel uitmaken van een grotere groep internationale bedrijven met werknemers, afdelingen en dienstverleners wereldwijd, moeten we de persoonlijke informatie die jij ons verstrekt soms overdragen aan andere landen, die buiten het Europees Economisch Gebied (EEA) liggen.

De informatiebeveiligingswetgeving in dit soort landen is misschien niet zo veelomvattend en zit misschien niet op hetzelfde niveau van beveiliging van jouw persoonlijke informatie als de wetgeving binnen de EEA. In die situatie nemen wij de benodigde maatregelen om te waarborgen dat er met jouw persoonlijke gegevens wordt omgegaan zoals is beschreven in deze verklaring. Deze maatregelen bestaan uit van kracht zijnde contractuele mechanismen. Als je hierover meer informatie wil, neem dan gerust contact met ons op via de contactgegevens in deze verklaring.

9. De veiligheid van jouw persoonlijke gegevens

We hebben passende maatregelen genomen om te voorkomen, dat jouw persoonlijke gegevens per ongeluk verloren zouden gaan, gebruikt of toegankelijk zouden worden zonder jouw toestemming, of dat deze gegevens zouden worden gewijzigd of openbaar gemaakt. Bovendien beperken wij de toegang tot jouw persoonlijke gegevens tot die werknemers, dienstverleners, zakelijke partners, agenten en andere derden, die hiervan om legitieme redenen op de hoogte moeten zijn. Zij zullen uitsluitend jouw persoonlijke gegevens uitsluitend gebruiken op onze aanwijzingen of zoals op andere manier is overeengekomen en zij hebben een vertrouwelijkheidsplicht. 

We hebben procedures opgesteld voor het omgaan met situaties, waarin wij fouten in de informatiebeveiliging vermoeden, en zullen jou en iedereen die namens jou handelt op de hoogte houden, wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

10. Onze opslag en ons beheer van jouw persoonlijke informatie

We zullen jouw persoonlijke gegevens zo lang bewaren als nodig is voor het beantwoorden aan de doelen, waarvoor wij jouw gegevens hebben verzameld, zoals om te voldoen aan wettelijke verantwoordelijkheid of vanwege rapportagevereisten. Om de passende bewaarperiode van persoonlijke informatie te bepalen, overwegen we het aantal, de aard en gevoeligheid van de persoonlijke informatie, het mogelijke risico op schade bij gebruik of openbaar maken van jouw persoonlijke informatie, het doel waarvoor wij jouw persoonlijke gegevens verwerken en of we dat doel kunnen behalen op een andere manier, en de van kracht zijnde wettelijke vereisten. Als je hierover meer informatie wil, neem dan gerust contact met ons op via de contactgegevens in deze verklaring.

Het is belangrijk, dat de door ons bewaarde persoonlijke informatie over jou accuraat is en klopt. Wees zo goed het ons te laten weten, wanneer jouw persoonlijke gegevens zijn gewijzigd tijdens de lopende relatie met ons. In bepaalde omstandigheden kunnen wij jouw persoonlijke gegevens anonimiseren, zodat jij hierin niet langer herkenbaar bent, en in dat geval kunnen wij dit soort informatie gebruiken zonder je hiervan op de hoogte te stellen.

11. Jouw rechten als informatieverstrekker

Onder bepaalde omstandigheden heb jij het wettelijk recht om: 

• Toegang te vragen tot jouw persoonlijke gegevens (gewoonlijk bekend als een “verzoek om toegang tot informatie”). Hiermee krijg je een kopie van de persoonlijke gegevens die wij van jou hebben om te controleren dat wij hiermee wettig werken. 
• Aanpassing te vragen van de persoonlijke gegevens die wij van jou hebben. Hierdoor kan je alle incomplete of niet nauwkeurige gegevens die wij van jou hebben, corrigeren.
• Verwijdering te vragen van jouw persoonlijke gegevens. Hiermee vraag je ons om jouw persoonlijke gegevens te verwijderen, wanneer er voor ons geen goede reden is om hiermee verder aan het werk te gaan. Je hebt eveneens het recht om ons te verzoeken om jouw persoonlijke gegevens te verwijderen, bij uitoefening van jouw recht op bezwaar op het verwerken (zie hier onder). 
• Bezwaar te maken tegen het gebruiken van jouw persoonlijke gegevens, wanneer wij ons baseren op een legitiem belang (of dat van derden) en er iets speelt in jouw persoonlijke situatie, waardoor jij op deze grond bezwaar wil maken tegen het gebruik. Je hebt eveneens het recht om bezwaar te maken, wanneer wij jouw persoonlijke informatie gebruiken voor rechtstreekse marketing.
• Beperking aan te vragen voor het gebruik van jouw persoonlijke gegevens. Hierdoor kan je ons vragen om het gebruik van jouw persoonlijke informatie uit te stellen, bijvoorbeeld als jij wil dat wij om dit te gebruiken eerst de nauwkeurigheid van of de reden voor gebruik vast te stellen. Je kan ook overdracht van jouw persoonlijke gegevens naar derden aanvragen.

Wil je jouw persoonlijke gegevens inzien, verifiëren, corrigeren of wil je verwijdering aanvragen, wil je bezwaar maken tegen het gebruik van jouw persoonlijke gegevens, of verzoeken of een kopie van jouw persoonlijke informatie door te geven aan derden, neem dan contact met ons op met gebruik van de contactgegevens in deze verklaring.

Gewoonlijk worden geen kosten in rekening gebracht

Je hoeft niet te betalen voor toegang tot jouw persoonlijke informatie (of om welk ander recht dan ook uit te oefenen). We kunnen je echter wel een redelijk bedrag factureren wanneer je jouw verzoek tot toegang duidelijk ongegrond of uitzonderlijk is. Aan de andere kant mogen wij in zo’n situatie weigeren om aan jouw verzoek tegemoet te komen.

Wat wij van jou kunnen vragen

We kunnen jou verzoeken om specifieke informatie om ons te helpen jouw identiteit vast te stellen en te bevestigen dat jij het recht van toegang tot de gegevens hebt (of andere rechten). Dit is weer zo’n toepasselijke veiligheidsmaatregel om er voor te zorgen, dat persoonlijke informatie niet openbaar wordt gemaakt aan wie dan ook, die hier geen recht op heeft.

Jouw recht om je toestemming in te trekken

In situaties, waarin je jouw toestemming hebt gegeven voor het verzamelen, gebruiken en overdragen van jouw persoonlijke gegevens voor een specifiek doel, heb je het recht om je toestemming op elk moment in te trekken voor dat specifieke gebruik. Om jouw toestemming in te trekken, neem je contact op via de contactgegevens in deze verklaring. Wanneer wij bericht hebben, dat jij jouw toestemming hebt ingetrokken, gebruiken wij jouw informatie niet langer voor het doel of de doelen waarmee jij in eerste instantie akkoord bent gegaan, tenzij we een andere legitieme grond op basis van de wet, om dit wel te doen.

12. Wijzigingen op deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring op elk moment bij te werken en we zullen je op de hoogte houden door middel van een nieuwe privacyverklaring wanneer we een substantiële wijziging hebben doorgevoerd. We kunnen je van tijd tot tijd ook op andere manieren informeren over het gebruik van jouw persoonlijke informatie.